Seminário promovido pelo TRT-MG debate o papel estratégico da gestão documental na administração pública

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A gestão e a governança documental foram os temas centrais do Seminário “Gestão Documental: Gerenciamento e Governança”, promovido pela Secretaria de Documentação (Sedoc) do TRT-MG, por meio de sua Divisão de Gestão Documental (DIGD), com o apoio da Escola Judicial do Regional (Ejud) e patrocínio do Comitê de Documentação e Memória. Realizado nesta terça-feira (9/6), o evento marcou as comemorações do Dia da Gestão Documental, instituído pela Resolução GP nº 324/2024, e integrou a programação da Semana Internacional dos Arquivos, celebrada de 8 a 12 de junho sob o tema global “Arquivos pela Justiça: Direitos, Memória e Futuros”.

O seminário, realizado de forma híbrida e transmitido ao vivo pelo canal do TRT-MG no youtube, contou com a participação de magistrados(as), servidores(as), terceirizados(as) do Regional e de outras instituições públicas, além de estudantes, e teve como objetivo fomentar o intercâmbio de experiências e boas práticas entre instituições, ampliando o debate sobre os desafios e as perspectivas da gestão documental. A programação abordou temas como a preservação da memória institucional, a transparência administrativa, a segurança da informação e a eficiência da prestação jurisdicional.

Para o chefe do gabinete de apoio da Secretaria de Documentação, Cristiano Barros Reis, um dos organizadores do evento, foi uma oportunidade de conhecimento, autoconhecimento e reconhecimento da gestão documental. Segundo ele, o maior objetivo foi trazer conhecimentos práticos de como avançar na gestão documental de uma instituição tão significativa como a Justiça do Trabalho. O servidor destacou ainda que a gestão documental não é uma atividade restrita a um setor específico, mas uma responsabilidade compartilhada por toda a instituição.: “todos participam da gestão documental querendo ou não, voluntariamente ou involuntariamente, porque todos produzem documentos que precisam estar seguros e acessíveis”, afirmou.

A importância dos arquivos para a memória e a governança institucional

A abertura do seminário foi conduzida pelo desembargador José Marlon de Freitas, presidência em exercício do TRT-MG, acompanhado da diretora da Ejud, desembargadora Maria Cecília Alves Pinto e do coordenador do Comitê de Documentação e Memória do TRT-MG (Cdom), desembargador Emerson José Alves Lage. Ao dar as boas-vindas aos participantes, ele ressaltou a importância da constante atualização de conhecimentos na área documental, um campo que demanda atenção permanente. De acordo com o magistrado, os arquivos vão muito além da função de armazenar documentos, constituindo instrumentos essenciais para a preservação da memória coletiva e para a construção de uma sociedade mais justa.

Na sequência, o desembargador Emerson José Alves Lage, destacou o valor histórico dos arquivos da Justiça do Trabalho como registros das transformações sociais ocorridas ao longo do tempo. “Os arquivos históricos são, em um comparativo do mundo moderno, verdadeiros mananciais de “minerais raros” para a humanidade, de onde se extrai ou pode-se extrair energia incomensurável para aprimoramento das relações humanas”. Segundo o magistrado, o Seminário trouxe preocupações atuais, muito relevantes, como a transição dos arquivos físicos para os arquivos digitais, e como preservar de maneira segura e acessível todo o acervo documental de uma instituição. Também compuseram a mesa de honra neste momento, a diretora-geral do Tribunal, Patrícia Helena dos Reis e a secretária de Documentação, Verônica Peixoto de Araújo do Nascimento. 

Desafios contemporâneos na gestão de documentos públicos

A palestra inaugural, intitulada “A Gestão Documental como Instância de Gerenciamento e Governança”, foi ministrada pelo mestre e doutor em Ciência da Informação Welder Antônio Silva, professor da Escola de Ciência da Informação da UFMG e reconhecido especialista em Arquivologia. Durante sua exposição, o professor destacou o papel estratégico dos arquivos na padronização de processos, na produção de evidências e no apoio à tomada de decisões nas organizações, além de ressaltar a relevância social dos documentos. “O documento é um registro da ação humana, seja de uma pessoa física ou jurídica. Por isso, ele constitui uma evidência, uma prova, legitimando ações e fatos ao longo da vida dos indivíduos e das instituições. Daí a importância da preservação e do manuseio adequados desse patrimônio documental”, afirmou. Ao abordar os impactos da transformação digital, Welder chamou atenção para os desafios enfrentados na gestão dos arquivos eletrônicos. 

Segundo ele, se a administração dos documentos em suporte físico já exige procedimentos rigorosos, o ambiente digital apresenta vulnerabilidades e instabilidades ainda mais complexas. “Já é desafiador fazer a gestão de documentos não digitais.No ambiente digital, as vulnerabilidades e instabilidades são significativamente maiores. Além disso, trata-se de um contexto que demanda investimentos contínuos em segurança, infraestrutura e qualificação profissional. Por isso, a gestão e a governança documental digitais exigem elevado nível de especialização. Sem esse cuidado, o resultado pode ser o caos informacional”, alertou. A palestra evidenciou que, diante da crescente digitalização dos processos administrativos, a gestão documental assume papel cada vez mais relevante para garantir a transparência, a segurança da informação, a preservação da memória institucional e a eficiência da administração pública.

Participações e contribuições

Ao longo do dia foram abordados ainda temas como a gestão documental como instrumento de memória e história, curiosidades sobre a construção do arquivo documental do TRT-MG, a função dos arquivos a serviço da administração, a segurança das informações, a rotina do trabalho de arquivo nas bibliotecas e em outros Tribunais Regionais, além da apresentação de trabalhos acadêmicos relacionados a pesquisas no acervo judiciário. Também foram apresentados os resultados da primeira reunião dos arquivistas da Justiça do Trabalho mineira, realizada na véspera do Seminário. 

A corregedora do TRT-MG, desembargadora Maristela Íris da Silva Malheiros, integrou a mesa que encerrou o evento. A magistrada parabenizou a todos pela programação e reforçou que, após o aprendizado proporcionado pelo evento, irá reforçar nas correições do Regional, a importância da participação de todos na preservação do acervo documental produzido pela Justiça do Trabalho. "Os servidores devem estar capacitados e conscientes da importância do seu trabalho de guarda, organização e conservação deste acervo, como forma de garantir a eficiência, eficácia e resultados desta Instituição!", concluiu.

Atuaram como formadores deste curso: o professor Welder Antônio Silva - Escola da Ciência da Informação da UFMG; Cristiano Barros Reis - chefe do Gabinete de Apoio SEDOC; Ana Lúcia da Silva do Carmo - chefe da Seção de Arquivos Permanentes; Lorena Lopes Freire Mendes - Secretaria de Liquidação de Despesas / DOF; Márcia Aparecida Ferreira Campos - Assessoria de Assuntos Administrativos Diretoria Geral (DG); Flávia Cerqueira Mindello - Secretária de Apoio Judiciário; Gabriela Moraes Lopes - Chefe da Divisão de Projetos de Apoio Judiciário; Josiane Pereira Vitor Martins - Diretora de Tecnologia da Informação e Comunicação, em substituição; Luiz Felipe Campos Fernandes - Chefe da Divisão de Segurança da Informação; Márcia Lúcia Neves Pimenta - Bibliotecária Chefe da Seção de Biblioteca; Fernanda Madeira Diniz Couto - estagiária da Biblioteca; Ana Carolina de Almeida Borba - colaboradora terceirizada da DIGD; Gabriela Lima - mestranda em História da UFMG; Ana Lucia da Silva do Carmo - arquivista TRT-MG; e Inaldo Nascimento - arquivista do TRT-ES

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A gravação do evento está disponível na página da Gestão Documental no portal internet

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