Revista especializada elogia trabalho da Secretaria de Material e Logística do TRT 3
A criação, em 2014, da Secretaria de Material e Logística - SEML, do Tribunal Regional do Trabalho da 3ª Região, fruto da cisão da antiga Diretoria da Secretaria de Material e Patrimônio, da qual surgiu também a Secretaria de Licitações e Contratos, foi considerada pela revista Negócios Públicos, edição do mês de julho deste ano, um "grande sucesso" e exemplo a ser seguido.
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Após assumir a SEML, o secretário Carlos Athayde Valadares Viegas (foto) observou, juntamente com o analista judiciário, Paulo Sérgio Barbosa Carvalho, também do TRT-MG, no funcionamento da antiga diretoria, os materiais eram encaminhados, mensal ou semanalmente, de acordo com as solicitações das unidades, feitas de modo mais autônomo. Com isso, não havia controle preciso por parte dos setores demandantes, resultando na falta de alguns materiais e no excesso e desperdício de outros. "Essa percepção inicial foi ponto de partida para mudança", comentou ele.
"Começamos a pesquisar quais eram os dados reais, a quantidade e o valor dos produtos que cada unidade utilizava", disse o secretário de Material e Logística. Baseando-se na análise da informações obtidas foi possível à equipe da SEML realizar uma comparação entre as unidades que têm o mesmo número de servidores, de processos por ano, bem como o mesmo sistema (informatizado) e os mesmos prazos; ou seja, foi possível classificar e agrupar as unidades com demandas iguais ou similares. "O resultado apontou uma desigualdade enorme", constatou ele. Além disso, não havia planejamento para aquisição materiais e, sim, repetição do orçamento proposto no ano anterior, acrescidos da inflação.
"A percepção dessa discrepância levou-nos a criar o projeto Cesta de Materiais, vislumbrando retomar o controle do estoque". Para sua composição, levam-se em consideração a média de consumo de materiais (nos últimos 24 meses) e a movimentação processual das unidades. É encaminhada, por meio da cesta, a mesma quantidade de produtos para unidades do mesmo grupo de pertencimento. Com isso, é possível racionalizar o acesso aos materiais.
Economia de 37%
No início, após a implementação da Cesta, houve dificuldades e resistência. Algumas Varas do Trabalho, por exemplo, estavam acostumadas a ter estoques próprios. "Mantivemos o propósito. Há seis meses implementamos o projeto, e neste último mês atingimos 37% de economia, em relação ao mesmo mês do ano passado", comentou Carlos Athayde. A comparação continua sendo feita mês a mês, com base nos dados do ano anterior.
Segundo o Secretário Carlos Athayde, quando se faz um orçamento sem análise criteriosa, se estipula de forma aleatória que, por exemplo, serão usados seis milhões de reais. No final do ano, acabam sobrando três milhões de reais, que não podem ser devolvidos e precisam ser gastos. Com isso, inicia-se a aquisição de materiais, sem necessidade, gerando naquele momento um novo problema: a superlotação no estoque.
"Acabávamos ocupando um espaço superior ao contratado no centro de logística, que é alugado, e tínhamos que pagar valores adicionais. Foi feita uma verificação e limpeza, e materiais vencidos foram descartados. Constatou-se ainda que o espaço era suficiente, pois o que não estava acontecendo era o controle do estoque. Atualmente, as unidades estão todas abastecidas".
Outro fator complexo no controle de estoques é a troca de bens permanentes (ex: cadeiras, mesas). Os mesmos ficam disponíveis para doação, por envolver bens públicos, mas o processo é longo e rigoroso, e muitas vezes as instituições interessadas sequer possuem a documentação necessária. Enquanto isso, ocupam espaço logístico, até a troca ser efetivada.
Além do benefício ambiental causado pelo projeto da Secretaria de Material e Logística do TRT 3, a implantação das "cestas de materiais", com a economia financeira que proporciona, permite se fazer investimentos na saúde e no bem estar dos próprios servidores. As Varas do Trabalho do interior, por exemplo, terão todas as cadeiras trocadas por modelos ergonômicos.
Leia aqui a matéria publicada na Revista Negócios Públicos.
(Carolina Lobo - Estagiária)