Consultoria mapeia os processos de trabalho do TRT-MG
As equipes da INDG - Instituto de Desenvolvimento Gerencial, que prestam serviços de consultoria nas áreas administrativa e de informática do Tribunal Regional do Trabalho da Terceira Região (MG), já estão desenvolvendo o mapeamento dos processos de trabalho da instituição, que consiste, basicamente, na identificação de cada um deles, para um perfeito entendimento de como funcionam na forma atual, detectando imperfeições e suas causas. É como se fosse uma fotografia de como o processo é hoje, com detalhamento do fluxo da atividade e identificação dos seus pontos críticos , esclarece a diretora de Recursos Humanos, Maria Beatriz Abreu Rodrigues de Souza.
Participam desse mapeamento, duas equipes de consultores, além dos gestores do setor responsável pelo processo e daqueles cujas atividades interferem no seu desenvolvimento. Até o momento, foram mapeados os processos gerir desempenho e administrar malotes . Segundo a servidora Ana Paula Ribeiro da Costa (foto), assistente da Diretoria de Recursos Humanos, que participou, durante 35 horas, do mapeamento do processo gerir desempenho , o momento em que você vê o fluxo da atividade mapeada, com toda a sua dimensão, gera uma surpresa muito grande, porque você amplia o conceito do processo. O resultado nos permite aumentar o foco e olhar de outro lugar . Maria Beatriz acrescenta tratar-se de um trabalho de reconceituação, de entendimento, que muda toda a perspectiva do trabalho que se faz. A forma de funcionamento do trabalho pode levar até à mudança de estrutura da organização , completa ela.
Surpreso ficou também o diretor da Secretaria de Apoio Administrativo, Marcos Alfredo Costa Ribeiro, ao ver de forma detalhada, o fluxo dos malotes, no mapeamento do processo administrar malote . Disse ele que, no cotidiano, são resolvidas as questões de momento, e, por isso, o processo é visto superficialmente. Agora, observando o fluxo dos malotes em sua amplitude, é impressionante ver como se tem conseguido fazer tanta coisa, que envolve uma área de expedição, com um quadro tão reduzido de servidores . Marcos espera que o projeto atinja seu objetivo, qual seja, alcançar a prestação de serviços adequada, num setor de tamanha relevância .
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| Triagem e distribuição dos malotes |
Esta consultoria está ligada ao objetivo estratégico Buscar a efetividade nos trâmites judiciais e administrativos do Planejamento Estratégico do Tribunal. Mas nem todos os processos de trabalho da instituição serão mapeados no momento, pois o projeto os limita a oito, quatro administrativos e quatro de informática, selecionados pelo presidente do Tribunal, desembargador Eduardo Augusto Lobato, e pela liderança do projeto, entre dezenas de processos identificados no âmbito das diretorias de Coordenação Administrativa e de Informática, mediante entrevista de 40 dos seus gestores.
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| Fotos: Walter Sales |
Após o mapeamento desses processos selecionados, que deve terminar em junho, eles começam a ser repensados, em busca de propostas de melhorias e de formas otimizadas de executá-las. As ações de implemento das proposições aprovadas serão acompanhadas com a utilização de indicadores definidos e orientadas para alcançarem os resultados desses indicadores. O objetivo do projeto é aumentar a eficiência das áreas administrativa e de informática, visando melhorar, ainda mais, os resultados do TRT, isso de forma rápida, ao menor custo possível , explica a consultora Cristina Jukie Ichiki. (Texto Walter Sales; revisão Anya Campos e Ana Paula R. Costa)