Seção de Arquivo ajusta serviço de atendimento ao público
O atendimento ao público na Seção de Arquivo-Geral (Sager) da Secretaria de Documentação (Sedoc) do Tribunal, especialmente para vista e carga de autos de processos judiciais de 1º grau arquivados definitiva ou provisoriamente pelas varas do trabalho da capital, foi remodelado para atender à Ordem de Serviço DFTBH n. 2, de 12 de julho de 2022, expedida juiz diretor do Foro de Belo Horizonte.
A nova Ordem de Serviço (OS) tratou de revisar e atualizar a OS DFTBH n. 1, de 23 de agosto de 2016, por meio da qual a Diretoria do Foro de Belo Horizonte implementou e disciplinou os serviços de vista e carga, de modo a adequá-los à atual capacidade operacional da Sager, afetada pela mudança de suas instalações físicas ocorrida em 2021.
Isso porque a transferência do Fórum Trabalhista de Belo Horizonte da Avenida Augusto de Lima para o prédio próprio da rua Goitacases provocou uma série de realocações das unidades administrativas ali instaladas, o que afetou entrepostos da Sager com seus respectivos acervos documentais, especialmente os de guarda permanente, então acondicionados no prédio da rua Curitiba.
A operação dividiu o acervo intermediário de autos findos de 1º Grau, ou seja, justamente os processos que são objeto de vista e carga na Sager, em dois imóveis distantes, com impactos e alterações significativas na alocação da força de trabalho da unidade e nas rotinas de trabalho mapeadas e estabelecidas.
Para a adequação dos serviços, a nova OS traz como principais alterações:
- Incorporação, na motivação da OS, da Resolução Conjunta GP/GCR/GVCR n. 210, de 16 de novembro de 2021, que dispõe sobre o armazenamento do acervo corrente das varas do trabalho de Belo Horizonte, e da Resolução GP n. 196, de 24 de maio de 2021, que dispõe sobre a Política de Gestão Documental e Memória do Tribunal Regional do Trabalho da 3ª Região. A inserção dos normativos tem relevância em razão da sua regência sobre serviços prestados no âmbito da Sager afetos aos ora disciplinados;
- Conceituação dos arquivamentos definitivo, provisório e temporário, de modo a dispor com maior clareza e objetividade os serviços disciplinados no âmbito da Sager, delimitar a abrangência da norma e bem informar aos jurisdicionados;
- Restringir o acesso dos jurisdicionados à sede da Sager pela entrada da rua Alípio de Melo;
- Estabelecer o fluxo do agendamento das vistas e cargas, bem como as condições e o prazo máximo para o atendimento;
- Detalhar os procedimentos para cobrança pela devolução dos autos quando o prazo da carga ultrapassar o previsto da norma; e
- Adequar o normativo à técnica legislativa e aos padrões do Manual de Atos Administrativos do Tribunal.
Como se verifica no § 3º do art. 3º da nova OS, em nenhuma hipótese será concedida carga de processos pertencentes ao acervo de arquivo temporário.
É importante ressaltar que o atendimento ao público na Sager é realizado exclusivamente mediante agendamento prévio, no endereço eletrônico sedoc.arquivo@trt3.jus.br, com a indicação precisa dos processos que serão objeto de vista ou carga (número do processo, vara de origem, partes). E aí, recebidos os pedidos, a Sager providenciará a localização dos documentos e informará aos interessados, também por mensagem eletrônica, o dia e hora para o acesso físico aos autos.
E, além dos processos arquivados provisória ou definitivamente (arquivos intermediários), a Sager também franqueia o acesso aos seus acervos permanentes (processos judiciais, atas, sentenças e acórdãos, além de documentação administrativa). Entretanto, por se tratar de documentação histórica de guarda permanente, tais documentos não são passíveis de carga ou vista fora da Sager.
Com tal adequação dos serviços de vista e carga de processos judiciais, a Sager busca a melhoria e a eficiência no atendimento ao cidadão (partes, advogados, consulentes), e contribui para o alcance dos objetivos e da missão institucional do Tribunal.