Programa de Gestão Documental

publicado 16/05/2017 10:38, modificado 30/08/2018 14:15

 O Programa de Gestão Documental foi institucionalizado na 3ª Região no ano 2000, com a designação da Comissão Técnica para a Gestão de Documentos Arquivísticos, pela Portaria da Presidência n. 118, de 18 de dezembro de 2000.

Com a edição do Provimento TST/CGJT n. 10, de 6 de dezembro de 2002, os procedimentos de gestão documental na Justiça do Trabalho foram uniformizados, o que impeliu o Tribunal a reestruturar seu Programa. Daí o Ato Regulamentar GP/DG n. 4, de 12 de dezembro de 2003, que instituiu a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, ora denominada CPADoc - e aprovou o Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos à Atividade-Meio do Tribunal Regional do Trabalho da 3ª Região.

Coordenada pela Diretoria da Secretaria de Arquivo Geral (DSAG), a CPADoc, em 2003, passou a contar com representantes do Gabinete da Presidência, da Corregedoria Regional, da Diretoria-Geral, da Diretoria-Geral Judiciária, da Diretoria da Secretaria de Coordenação Administrativa e da Diretoria da Secretaria de Coordenação de Informática, além de um representante do Centro de Memória, como órgão de assessoramento.

A aprovação do Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos à Atividade-Meio dotou a Comissão de instrumento central para a normalização das tarefas arquivísticas, que foram concentradas em duas frentes, sob coordenação da DSAG. No primeiro momento, os setores administrativos foram orientados a aplicar a Tabela quando do arquivamento e da remessa dos documentos ao Arquivo, procedendo ao descarte da documentação não arquivística e à remessa apenas daquela com prazo de guarda predeterminado. Posteriormente, o Arquivo Geral procedeu à avaliação do acervo administrativo acumulado entre 1941 e 1980, o que resultou em descartes da documentação desprovida de valor administrativo ou histórico e em recolhimento da de valor histórico sob sua guarda permanente, com a respectiva catalogação no Sistema Eletrônico de Arquivamento de Documentos (SEAD), na forma do Plano de Classificação aprovado.

Para o gerenciamento adequado da documentação de caráter permanente da Instituição, a Diretoria da Secretaria de Arquivo Geral instituiu, em sua estrutura, o Núcleo de Arquivo Permanente. Além do recolhimento, higienização, catalogação e guarda dos documentos tombados na forma da Tabela, as atividades do Núcleo abrangiam a documentação anteriormente tombada por decisões administrativas, tais como antigos livros de protocolo e de tramitação de ações, atas de audiências, decisões proferidas em primeira instância e acórdãos do Tribunal. O Núcleo respondia, ainda, pelo atendimento aos usuários, portanto funcionava como arquivo público. Todo trabalho desenvolvido tinha como objetivo a constituição de um Arquivo Histórico da Justiça do Trabalho mineira, cujas bases já se encontravam consolidadas.
Em 2005, a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos elaborou e aprovou os instrumentos para a gestão da área-fim. Diante das mudanças implementadas após a eleição e posse da Administração para o biênio 2006-2007, a coordenação da Comissão Permanente foi transferida para a Diretoria da Secretaria de Coordenação Administrativa.

Referida transferência de coordenação se deu pela Portaria GP n. 118, de 29 de março de 2006, que, posteriormente, foi substituída pela n. 22, de 21 de maio de 2007, por sua vez atualizada pela n. 57, de 30 de junho de 2008, e esta pela n. 32, de 10 de maio de 2010. Atualmente, a composição e coordenação da Comissão é regida pela Portaria GP n. 132, de 15 de março de 2016.

Propostos pela Comissão e admitidos pela Administração do Tribunal, os instrumentos de gestão da área-fim foram aprovados pelo Tribunal Pleno, por meio da Resolução Administrativa n. 121, de 29 de novembro de 2007. A proposição original, além da exposição de motivos, continha minuta de política de gestão de autos findos de processos judiciais e de documentação da administração judiciária, publicada na forma da mencionada Resolução, com os seguintes anexos:

I – Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Área Judiciária;
II – Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Autos Findos de Processos Judiciais;
III – Termo de Eliminação de Documentos;
IV – Alterações no Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos à Atividade-Meio; e
V – Termo de Eliminação de Autos Findos de Processos Judiciais.

A vigência da RA n. 121/2007 revogou expressamente a Portaria n. 80, de 6 de setembro de 2001, da Presidência do Tribunal, e atualizou os procedimentos para a eliminação de autos findos de processos originários das varas do trabalho. Assim consolidadas as normas de gestão, foi retomado o trabalho de análise e avaliação da documentação administrativa e judiciária arquivada a partir de 1982. De tal seleção, foram eliminados, em novembro de 2008, os documentos administrativos desprovidos de valor primário e secundário (Edital de Eliminação de Documentos n. 1, de 5 de setembro de 2008).

A temporalidade da guarda de autos findos de processos judiciais foi alterada pela Resolução Administrativa STPOE n. 77, de 7 de agosto de 2008, e o prazo de arquivamento intermediário passou de 5 para 15 anos. A alteração visou a atender recomendação do Corregedor-Geral da Justiça do Trabalho, na Ata da Correição Ordinária realizada no TRT da 3ª Região, no período de 16 a 20 de junho de 2008. Entretanto, em 25 de novembro de 2009, a própria Corregedoria-Geral publicou o Ato TST/GCGJT n. 7, que deu nova redação ao parágrafo único do art. 112 da Consolidação dos Provimentos da Corregedoria-Geral da Justiça do Trabalho, para fixar em 5 anos o prazo de guarda de autos de processos findos de primeiro e de segundo graus. Via de consequência, o prazo na 3ª Região foi novamente alterado, por meio da Resolução Administrativa n. 152, de 18 de dezembro de 2009.

Atualmente, o Ato Regulamentar GP/DG n. 4, de 3 de dezembro de 2003, e a Resolução Administrativa STPOE n. 121, de 29 de novembro de 2007, estão revogados, com exceção dos instrumentos de gestão por eles aprovados, conforme definido no art. 18 da Instrução Normativa GP/DG n. 1, de 14 de junho de 2012, que ora regulamenta o Programa de Gestão Documental do TRT.

E, em 2014, por determinação da Portaria GP n. 2, de 2 de janeiro, parte das competências da extinta Coordenação Administrativa foi assumida pela Diretoria da Secretaria de Administração - hoje, denominada Diretoria de Administração -, o que incluiu a coordenação da CPADoc, mais tarde transferida, por meio de registro em ata de reunião da própria Comissão, para a Diretoria da Secretaria de Documentação, Legislação e Jurisprudência - hoje, Secretaria de Documentação -, que pelo mesmo ato incorporou a extinta Diretoria da Secretaria de Arquivo Geral, atual Seção de Arquivo Geral.

Em 2014 e 2015, por meio das Portarias da Presidência do Tribunal n. 137, de 9 de setembro de 2014, e n. 698, de 13 de agosto de 2015, foram criados grupos de trabalho, coordenados pela direção do Foro de Belo Horizonte, para acompanhar a classificação de autos de processos judiciais findos para a destinação final, arquivados, respectivamente, nos anos 2007 e 2008, e 2009. Concluídos os trabalhos, as proposições de destinação final correspondentes foram aprovadas pelas Resoluções Administrativas n. 143, de 17 de julho de 2014, e pela n. 168, de 13 de agosto de 2015.

Em 2016, a Portaria GP n. 132, de 15 de março, constituiu a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPADoc para o biênio 2016/2017 e designou coordenadora a Juíza Maria Cristina Diniz Caixeta, Conselheira da Escola Judicial  com atribuições específicas voltadas para o Centro de memória da Justiça do Trabalho de Minas Gerais.

Belo Horizonte, 9 de março de 2017.

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPADoc)
gestao.documental@trt3.jus.br

 

Normas e Modelos

 

 

Tabelas de Temporalidade

 

 

Avaliação para Destinação Final de Autos Findos 

 

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