Programa de Gestão Documental

modificado 30/01/2019 12:11

Protocolos para guarda de documentos existem desde que nos entendemos inseridos numa cultura letrada, em que relações e contratos passaram a ser registrados. Os arquivos, institucionais ou pessoais, estão aí para comprovar a necessidade humana de guarda e recuperação de informações. Hoje, no entanto, o tamanho, a finalidade, a funcionalidade e o formato desses arquivos se ampliou e a forma de gerenciamento também se amplia e se torna mais complexa.

Diariamente circulam incontáveis documentos em instituições e empresas. Esses registros, produzidos internamente ou recebidos, se avolumam exponencialmente. A gestão documental, de forma sistemática, oferece instrumentos de análise de documentos, desde a produção, passando pelas etapas de tramitação e uso, até a eliminação ou guarda permanente. Além disso, estabelece ferramentas de consulta e partilha de informações internamente ou entre organizações.

A gestão documental vem sendo adotada por diversas instituições, principalmente após a homologação da Lei n. 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados.

No TRT-MG, o Programa de Gestão Documental foi institucionalizado pela Portaria da Presidência n. 118, de 18 de dezembro de 2000, que designou a Comissão Técnica para a Gestão de Documentos Arquivísticos.

Posteriormente, com a edição do Provimento TST/CGJT n. 10, de 6 de dezembro de 2002, os procedimentos de gestão documental na Justiça do Trabalho foram uniformizados, o que levou este Tribunal a reestruturar seu Programa. Dessa demanda, sobreveio o Ato Regulamentar GP n. 4, de 3 de dezembro de 2003, que instituiu a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, ora denominada CPADoc - e aprovou o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos à Atividade-Meio do TRT-MG.

Coordenada, à época, pela Diretoria da Secretaria de Arquivo Geral (DSAG) - hoje Seção de Arquivo Geral (SAGER) -, a CPADoc, em 2003, passou a contar com representantes do Gabinete da Presidência, da Corregedoria Regional, da Diretoria-Geral, da Diretoria-Geral Judiciária, da Diretoria da Secretaria de Coordenação Administrativa e da Diretoria da Secretaria de Coordenação de Informática, além de um representante do Centro de Memória, como órgão de assessoramento.

A aprovação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos à Atividade-Meio forneceu à Comissão instrumentos para a normalização das tarefas arquivísticas, que foram concentradas em duas frentes, sob coordenação da SAGER:

  • inicialmente, os setores administrativos foram orientados a aplicar a Tabela quando da remessa dos documentos ao Arquivo, procedendo ao descarte da documentação não arquivística. Ou seja, ocorria transferência para a SAGER apenas da documentação com prazo de guarda predeterminado; e
  • depois, no Arquivo Geral, foi possível proceder à avaliação de todo o acervo administrativo acumulado entre 1941 e 1980, o que resultou no descarte da documentação desprovida de valor administrativo ou histórico e no recolhimento daquela de valor histórico, sob sua guarda permanente, com a respectiva catalogação no Sistema Eletrônico de Arquivamento de Documentos (SEAD), na forma do Plano de Classificação aprovado.

Para o gerenciamento adequado da documentação de caráter permanente da Instituição, foi criado o Núcleo de Arquivo Permanente na estrutura da SAGER. Além de recolher, higienizar, catalogar e guardar os documentos tombados na forma da Tabela, as atividades do Núcleo incluíam cuidar da documentação anteriormente tombada por decisões administrativas, tais como antigos livros de protocolo e de tramitação de ações, atas de audiências, decisões proferidas em primeira instância e acórdãos do Tribunal. O Núcleo respondia, ainda, pelo atendimento aos usuários, portanto, funcionava como arquivo público. Todo trabalho desenvolvido tinha como objetivo a constituição de um Arquivo Histórico da Justiça do Trabalho mineira, cujas bases já se encontravam consolidadas. 

Em 2005, a CPADoc elaborou e aprovou os instrumentos para gestão da área-fim. Em razão das mudanças implementadas após a eleição e posse da Administração para o biênio 2006-2007, a coordenação da Comissão Permanente foi transferida para a Diretoria da Secretaria de Coordenação Administrativa (DSCA), por meio da Portaria GP n. 118, de 29 de março de 2006, posteriormente substituída pela n. 22, de 21 de maio de 2007, que, por sua vez, foi atualizada pela n. 57, de 30 de junho de 2008, e esta Revogada pela n. 32, de 10 de maio de 2010.

Submetidos ao Tribunal Pleno, os instrumentos de gestão da área-fim foram aprovados por meio da Resolução Administrativa STPOE n. 121, de 29 de novembro de 2007. A proposição original, além da exposição de motivos, continha minuta de política de gestão de autos findos de processos judiciais e de documentação da administração judiciária, publicada na forma da mencionada Resolução, com os seguintes anexos: 

  1. - Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Área Judiciária;
  2. - Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Autos Findos de Processos Judiciais;
  3. - Termo de Eliminação de Documentos;
  4. - alterações no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos à Atividade-Meio; e
  5. - Termo de Eliminação de Autos Findos de Processos Judiciais.

 

A RA STPOE n. 121, de 2007, atualizou os procedimentos para eliminação de autos de processos findos, no âmbito das varas do trabalho da Justiça do Trabalho da 3ª Região, e revogou expressamente a Portaria n. 80, de 6 de setembro de 2001, da Presidência do Tribunal, que dispunha a respeito. Consolidadas as normas de gestão, foi retomado o trabalho de análise e avaliação da documentação administrativa e judiciária arquivada a partir de 1982. Desta seleção, foram eliminados, em novembro de 2008, os documentos administrativos desprovidos de valor primário e secundário (Edital de Eliminação de Documentos n. 1, de 5 de setembro de 2008). 

A temporalidade da guarda de autos findos de processos judiciais foi alterada pela Resolução Administrativa SETPOE n. 77, de 7 de agosto de 2008, e o prazo de arquivamento intermediário passou de 5 para 15 anos. Essa alteração visou atender recomendação do Corregedor-Geral da Justiça do Trabalho, na Ata da Correição Ordinária realizada no TRT-MG, no período de 16 a 20 de junho de 2008. Entretanto, em 25 de novembro de 2009, a própria Corregedoria-Geral publicou o Ato TST/GCGJT n. 7, que deu nova redação ao parágrafo único do art. 112 da Consolidação dos Provimentos da Corregedoria-Geral da Justiça do Trabalho, para fixar em 5 anos o prazo de guarda de autos de processos findos de primeiro e de segundo graus. Via de consequência, o prazo na 3ª Região foi novamente alterado, por meio da Resolução Administrativa SETPOE n. 152, de 18 de dezembro de 2009.

Em dezembro de 2008, mediante assinatura de Termo de Cooperação entre o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e o Conselho Nacional de Justiça (CNJ), o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) teve suas bases lançadas, reforçando a importância da implementação de uma política de gestão documental que atendesse às peculiaridades do Poder Judiciário Brasileiro.

Atualmente, a Instrução Normativa GP n. 1, de 14 de junho de 2012, regulamenta o Programa de Gestão Documental do TRT-MG. Tanto o Ato Regulamentar GP n. 4, de 3 de dezembro de 2003, quanto a Resolução Administrativa STPOE n. 121, de 29 de novembro de 2007, estão revogados, com exceção dos instrumentos de gestão por eles aprovados, conforme definido no art. 18 da IN n. 1, de 2012.

Em 2014, por determinação da Portaria GP n. 2, de 2 de janeiro, parte das competências da extinta DSCA foi assumida pela Diretoria da Secretaria de Administração - hoje, denominada Diretoria de Administração (DADM) -, o que incluiu a de auxiliar na coordenação da CPADoc. Entretanto, atualmente, cabe à Secretaria de Documentação (SEDOC) secretariar a CPADoc.

Em 2014 e 2015, por meio das Portarias da Presidência do Tribunal n. 137, de 9 de setembro de 2014, e 698, de 13 de agosto de 2015, foram criados grupos de trabalho, coordenados pela direção do Foro de Belo Horizonte, para acompanhar a classificação de autos de processos judiciais findos para a destinação final, arquivados, nos anos 2007, 2008 e 2009. Concluídos os trabalhos, as proposições de destinação final correspondentes foram aprovadas pelas Resoluções Administrativas SETPOE n. 143, de 17 de julho de 2014, e 168, de 13 de agosto de 2015.

Em 2016, a Portaria GP n. 132, de 15 de março, ao constituir a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPADoc - para o biênio 2016/2017, designou como coordenadora da Comissão a Juíza Maria Cristina Diniz Caixeta, Conselheira da Escola Judicial com atribuições específicas voltadas para o Centro de Memória da Justiça do Trabalho de Minas Gerais. Ainda em 2016, a composição da CPADoc foi alterada por meio da Portaria GP n. 524, de 20 de outubro

No ano seguinte, foi criado, por meio da Portaria GP n. 153, de 18 de abril de 2017, Grupo de Trabalho para acompanhar a classificação de autos de processos judiciais findos, arquivados nos anos de 2010 e 2011, para a devida destinação. Posteriormente, o prazo fixado para conclusão dos trabalhos de eliminação foi prorrogado pela Portaria GP n. 381, de 29 de agosto de 2017.

Aos 22 de fevereiro de 2018, a Resolução Administrativa SETPOE n. 18 autorizou o início dos procedimentos de avaliação para destinação final dos autos findos de processos judiciais, originários das varas do trabalho da 3ª Região, arquivados no período de 1º de janeiro a 31 de dezembro de 2012, assim como dos autos findos remanescentes arquivados antes de 2012.

Também em 2018, a Portaria GP n. 150, de 6 de abril, criou Grupo de Trabalho, desta vez para acompanhar a classificação dos autos de processos judiciais findos arquivados em 2012 para a devida destinação, e para realizar uma reavaliação da massa documental destinada à guarda permanente até àquela data, no âmbito deste Tribunal.

Mais recentemente, a Portaria GP n. 208, de 18 de maio de 2018, alterou a Portaria GP n. 175, de 30 de abril de 2018, que, por sua vez, havia definido a composição da CPADoc para o biênio 2018/2019, e dado outras providências.

 

Normas e Modelos

 

Tabelas de Temporalidade

 

Avaliação para Destinação Final de Autos Findos 

2018

2017

2015

2014

2012

2010

2008

Comissão Permanente de Avaliação de Documentos gestao.documental [arroba] trt3.jus.br