Pastas Transparentes

Unidade organizacional/lotação na qual é realizada a Boa Prática: 43ª Vara do Trabalho de Belo Horizonte

Nome do Responsável pelo projeto: Cláudio Antônio Barcelos (Servidor)

Data de criação da Boa Prática: 30/10/2000

Descrição da Boa Prática

Como é

A boa prática nos remete à lembrança de um fichário para melhor controle e anotação, porém consiste em guardar os recibos de carga de advogado/perito em pastas transparentes do tamanho A4, facilmente encontradas em qualquer papelaria.

Como funciona

Assim que a carga é feita no balcão ou ao final do expediente, o servidor põe à lápis o prazo concedido no alto do recibo. Em seguida, deverá dobrá-lo parcialmente e colocá-lo dentro da pasta, para, ao final, guardá-la na gaveta no lugar de onde os autos foram retirados. Em resumo, o processo sai e fica em seu lugar a pasta com o recibo de carga.

Vantagens

• abolir de vez a caixinha que, além de dificultar o seu manuseio, volta e meia permite que as petições sejam esquecidas.
• remete o controle de prazo das cargas para as gavetas onde também é feito a verificação dos prazos nos processos (Elas podem também ter uma gaveta à parte).
• quando é recebida uma petição, guia ou documento, a pasta permite tramitar na Secretaria de forma segura, independente e juntamente com os outros processos, facilitando o manuseio e análise pelo Juiz (ex. quando se despacha para intimar testemunha, a pasta segue para o Juiz assinar e depois para o setor de cumprimento para, ao final, ser guardada na gaveta).
• com o uso da pasta se torna seguro, prático e econômico dispensar o andamento de "petição para juntada", ou seja, com o uso da pasta não precisa informar no sistema que existe petição para juntar.
• as pastas podem ser usadas tanto para o processo físico como para o eletrônico, pois no PJe a Secretaria também manuseia documentos fora do meio virtual (ex. entrega de CTPS, TRCT, etc.).
• o uso das pastas também facilita o serviço do balcão, da digitadora de audiência e de todos que buscam os autos, pois, além de dispensar o andamento de “petições para juntada”, dispensa também a prévia consulta no sistema para a procura dos autos, já que a pasta está no lugar do processo.
• o uso da pasta no lugar dos processos pode tornar a informação mais rápida e eficiente no balcão, pois o servidor pode desde já informar ao usuário com quem está o processo.
• na falta de sistema/energia, a consulta para a procura dos autos não fica prejudicada.
• o uso das pastas torna o ambiente mais limpo, agradável e seguro, pois a regra passa a ser de que nenhuma petição ou guia, enfim, nenhum documento, não pode mais ser guardado na Secretaria, ou seja, tudo fica nos autos ou, em seu lugar próprio, na pasta.
• torna mais fácil a delegação da tarefa de controle de prazos para outros servidores, pois esta função é comumente atribuída ao servidor do balcão, onde são guardadas as “caixinhas de petição”. Aliás, aqui reside a origem da pasta, pois do jeito que era o controle das cargas ficava como uma tarefa muito difícil para o balconista.
• as pastas também podem ser utilizadas para monitorar os prazos quando os autos estão em qualquer outro lugar como no TRT, PFN, MPT, SCJ, SEP, etc.

Investimento

As pastas ou “pastinhas” são muito resistentes para o uso proposto e aquelas que adquiri desde 2001 ainda estão pleno uso. Para cada Secretaria de Vara é preciso algo em torno de 200 pastas transparentes e, dependente da compra no varejo ou atacado, o seu custo aproximado gira em torno de R$1,20 a R$1,60 cada.