Informatização Do Arquivo Geral

Unidade organizacional/lotação na qual é realizada a Boa Prática: Foro de Uberlândia

Nome do Responsável pelo projeto: Antonio Fernandes

Data de criação da Boa Prática: 01/02/2013

Descrição da Boa Prática

"O arquivo geral de Uberlândia, apesar de existir desde sua implantação na década de 1960 até final de 2012 não era informatizado.
Isto trazia grandes transtornos para as Varas, pois os arquivos eram pedidos através de solicitações em papel, que depois eram entregues no Foro para remessa do arquivo para as Varas.
Trabalhei em Passos de 2006 a 2010 e lá nosso arquivo era informatizado, e os pedidos de arquivos eram feitos pelo próprio sistema, dispensando papel e isto gerava uma economia de tempo, pois evitava o extravio de pedidos e lá são apenas duas VTs.
Aqui em Uberlandia, constatamos, quando  lotado na 3a. VT que a forma de solicitar os arquivos atrapalhava sensivelmente o andamento do processo, pois haviam muitos extravios e muitos processos requisitados não eram entregues e alguns demoravam até 20 dias para serem entregues.
Em 2012 fui tranferido para o Foro de Uberlândia e aproveitando a experiência adquirida em Passos, aproveitando ainda o processo de eliminação de autos de 2005/06 e, com ajuda do setor de informática, informatizamos os arquivos, colocando os mais de 20 mil arquivos de forma organizada e de fácil manuseio, proporcionado uma grande economia de tempo e serviços;
O advogados reclamavam muito da demora em que os processos arquivados levavam para serem desarquivados pelo Foro."

Área de Aplicação da boa prática: Arquivo Geral

Resultado(s) alcançado(s) pela boa prática: "1-) organização dos arquivos (fundamental para quem trabalha com mais de 20 mil arquivos;
2-) controle dos processos arquivados e que estão na responsabilidade do Foro;
3-) agilidade no envio dos processos solicitados pelas Varas, que passaram da média de 10 a 15 dias para 24 horas, ou seja os arquivos solicitados no dia anterior, hoje são entregues no dia seguinte;
Obs: se houver a necessidade de envio de um arquivo em tempo real basta solicitar via sistema pois o arquivo será enviado imediatamente,
4-) melhora no relacionamento pessoal entre os setores, pois com a informatização cessou ""acusações"" das partes de solicitações feitas via papel e que não foram entregues;
5-) Questão sócio-ambiental: economia de papel e tinta de impressoras, pois antes da informatização para cada pedido de arquivo feito pela Vara era gasto uma folha de papel A4."

Existem arquivos/complementos a serem encaminhados junto a este formulário de inscrição? Não