Audiência Preparatória De Instrução Ou Tentativa Conciliatória No Interior Da Vara Acompanhada Por Assistente Ou Servidor Com Supervisão Do Magistrado

Unidade organizacional/lotação na qual é realizada a Boa Prática: 45ª VT de Belo Horizonte

Nome do Responsável pelo projeto: Antônio Gomes de Vasconcelos; Cristina Camargos Batista de Oliveira; Andréia de Fátima Nicolau Osório Silva; César Augusto Perillo Fernandes; João Paulo Rodrigues Reis; Leandro Wehdorn Ganem; Rômulo Soares Valentini; Ulysses de Abreu Cesar; Mário Cézar Silveira Santos; Sabrina Rochelle Mariano Pereira; Márcia Sales Torres; Rosângela Caldeira Gomes - Magistrado(a), Servidor(a)

Data de criação da Boa Prática: 01/02/2005

Descrição da Boa Prática

A presente prática insere-se num conjunto de medidas de concernentes à administração da justiça e a políticas jurisdicionais adotadas na 45ª. Vara e que se referem a medidas de gestão de processos, de rotinas e procedimentos, de pessoal, bem como de compatibilização de tais medidas com medidas de natureza jurisdicional, estrito senso (isto por que estas decorrem de concepções jurídico-procedimentais que se situam no campo da convicção do juiz titular quanto à interpretação das normas processuais à luz dos princípios constitucionais – efetividade dos direitos e duração razoável do processo, em harmonia com os demais princípios constitucionais do processo, em especial o princípio do contraditório e da ampla defesa).

Trata-se de um conjunto de medidas que se designa por SISTEMA DE ORGANIZAÇÃO, GESTÃO, FUNCIONAMENTO E ROTINAS PROCESSUAIS DA 45ª VARA DO TRABALHO DE BELO HORIZONTE que reúne um conjunto de estratégias e medidas que compõem o PLANO DE TRABALHO atualmente em execução nesta Vara, as quais vão, sistemicamente, sintetizadas em uma prática inscrita com o mesmo nome e que procura demonstrar que se trata de um conjunto de práticas que fazem sentido bem mais abrangente e que pode produzir resultados significativos se adotadas e operacionalizadas conjunta, articulada e sistemicamente. Uma vez que as causas ou a origem dos problemas relacionados à administração da justiça são complexas e multifacetárias.

A importância estratégica da prática que ora se inscreve no desempenho e na performance desta Vara – tanto em relação aos aspectos quantitativos quanto aos qualitativos da atividade jurisdicional –, nos pareceu recomendar sua inscrição em apartado, com fim de explicitá-la em seus detalhes. Tal escolha não implica, portanto, em redundância, uma vez que, na prática inscrita sob o título “Sistema de organização, gestão, funcionamento e rotinas processuais da 45ª vara do trabalho de belo horizonte”, pretende-se explicitar como o conjunto sistêmico das medidas adotadas nesta Vara se articula, numa relação de intercomplementaridade e interdependência de umas em relação às outras.

DESCRIÇÃO

1) Alteração da dinâmica das audiências de modo a assegurar o máximo aproveitamento do tempo, sem prejuízo ao contraditório e à ampla defesa, e, ao mesmo tempo estendendo o tempo das partes na fase do juízo conciliatório quando necessário à construção de estado de espírito aberto ao diálogo conciliatório ou à discussão de fatos e apuração de valores mais complexos, com a adoção da seguinte prática:

Pregão e encaminhamento das partes à secretaria da Vara e/ou gabinete do juiz para abertura de diálogo e entendimentos preliminares entre as mesmas, assistidos por servidor conciliador previamente orientado pelo juiz, com vistas à conciliação e, se impossibilitada à tentativa, levantamento das questões e fatos controvertidos e que serão objeto de prova (com descrição sintética do mapa da controvérsia, com seus aspectos relevantes), com encaminhamento das partes à sala de audiências para início da audiência pelo juiz;
Renovação da tentativa conciliatória pelo juiz;

Mantida a disposição adversarial

Participação dos servidores de apoio à audiência que emprestam auxílio nos casos de instruções complexas, cumprindo diligências determinadas pelo juiz, tais como, levantamento de subsídios e análise de aspectos específicos do processo, realização de diligências expeditas no curso da audiência, a fim de dar maior objetividade e agilidade à audiência e, principalmente, permitir um maior consistência à instrução dos fatos e alcançar maior justiça nas decisões e maior efetividade aos direitos e ao exercício do contraditório e da ampla defesa e, consequentemente, maior qualidade na prestação jurisdicional;
Recebimento da defesa com deferimento do prazo para impugnação para até às 18 horas do dia da audiência (registra-se que desde junho/2015 as audiências em processos de conhecimento são exclusivamente pelo PJe);
Inquirição das partes pelo juiz com registro, em ata, dos fatos consensuais decorrentes das declarações das partes;
Audição das testemunhas exclusivamente em relação aos fatos controvertidos remanescentes;
Designação e definição de calendário da prova pericial, quando necessária, e intimação das partes em audiência da agenda e todos os prazos da diligência, com gestão prévia de todos os prazos da diligência antes da designação da audiência de encerramento da instrução de modo que não haja adiamento por falta de planejamento e gestão do calendário;
Em caso de conciliação no curso da instrução, as partes são encaminhas às dependências da secretaria para lavratura da ata pelo servidor/conciliador que será encaminhada à conferência do juiz que encerrará a audiência;
Encerrada a instrução, reinicia-se o juízo conciliatório e, vislumbrada a possibilidade conciliação dependente de desdobramentos analíticos e cálculos mais demorados ou entendimentos mais demorados entre as partes, estas são encaminhadas novamente à secretaria da Vara ou ao gabinete do juiz para prosseguimento dos entendimentos, com mais tempo, com acompanhamento e auxílio de um dos servidores/conciliadores.

2) Concluído o juízo conciliatório na presença do servidor no interior da secretaria, será lavrada a ata de acordo ou de encerramento da instrução e encaminhada ao juiz que, após sua conferência, encerrará a audiência.

SITUAÇÃO PROBLEMA ENFRENTADA

1) NECESSIDADE DE AMPLIAR O NÚMERO DE CONCILIAÇÕES;

2) Exíguo tempo para conciliação, em face da longa pauta do magistrado;

3) Presença de estado de tensão entre cultura de cobrança de resultados e metas sem adequar a estrutura interna (força de trabalho), sem um diagnóstico e compreensão sistêmica e racional do conjunto das atividades e tarefas a serem desempenhadas no âmbito da Vara compreendida como uma unidade gerencial com articulação das atividades administrativas, gerenciais e burocráticas com as atividades jurisdicionais, e ainda, sem definição de objetivos e estratégias coerentes com coerentes com os resultados cobrados ou esperados;

4) Falta de consciência sistêmica do conjunto das atividades da vara também compromete compreensão da correlação das atividades e tarefas de cada setor com a qualidade e efetividade da prestação jurisdicional (resultados), e, em consequência a falta de empenho, motivação e disponibilidade para a capacitação, para o compartilhamento de conhecimentos e de experiência, para flexibilização de horários e atividades, para o desenvolvimento e abertura para o trabalho em equipe nutrido por um sentimento de pertencimento e para empenho de habilidades e criatividade pessoais na busca melhora da sistemática de trabalho (rotinas, procedimentos, etc.);

5) Alocação desequilibrada dos servidores em função das atividades de secretaria em relação às atividades de suporte ao magistrado;

6) Necessidade de ajustes em relação aos graus de autonomia e responsabilidade dos servidores (avaliação das consequências acerca dos resultados das ações);

7) Consumo de grande parte da força de trabalho dos servidores na secretaria em razão:

excessiva burocracia interna na tramitação dos processos;
excessiva movimentação dos processos com razoável índice de sobretrabalho;
excessivo fluxo de papéis (documentos), de despachos, de expedição de ofícios, mandados, etc.;
excessiva fragmentação dos atos e termos processuais.

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