Holismo

Unidade organizacional/lotação na qual é realizada a Boa Prática: 29ª Vara do Trabalho de Belo Horizonte

Nome do Responsável pelo projeto: Michael David de Souza Dutra - Servidor

Data de criação da Boa Prática: 01/07/2014

Descrição da Boa Prática

A boa prática aqui apresentada consiste na utilização de recursos desenvolvidos para permitir o trabalho em lote nos "setores" de balcão e cumprimento de varas de 1ª instância.

Foi desenvolvido um programa de computador auxiliar para evitar a repetição de trabalhos, tal como entrada de comandos para andamentos, remessa, baixa e arquivamento. Dessa forma, para um determinado tipo de tarefa pode-se digitar somente os números dos processos e deixar o programa fazer o trabalho restante. Isso é algo semelhante à publicação na massiva praticada no Fórum Lafayette.

Alguns exemplos do uso dessa ferramenta no balcão são:

Andamentos em lote -> Anteriormente, para cada lançamento de andamento numa pilha de processos com a mesma necessidade, devia-se lançar o andamento em cada processo individualmente. Por exemplo, para enviar processos para o arquivo temporário, recentemente criado, as varas devem, para cada processo, digitar o número do processo e depois o andamento para envio do processo ao arquivo temporário. Usando a ferramenta, pode-se digitar todos os números dos processos e uma única vez o código do andamento.

Remessa e baixa em lote -> Na vara na qual eu trabalhava, remessa e baixa de processos era responsabilidade do balcão, por remessa me refiro, por exemplo, a enviar processos para o SLJ, e por baixa, dar o correspondente andamento de entrada do processo na secretaria, tal como retorno do arquivo e/ou retorno do TRT. Da mesma forma que o andamento em lote, para cada processo com o mesmo tipo de tarefa, devia-se dar andamentos individualizados. Com o uso da ferramenta, tendo como exemplo o retorno do processo do arquivo, anteriormente necessitava-se analisar quais os andamentos dever-se-ia ser dado dependendo do tipo e forma que o processo foi arquivado. Após, para cada processo inseria-se os andamentos. Usando a ferramenta desenvolvida, basta digitar o número dos processos que retornam do arquivo, de forma simples, tal como é escrito na capa do processo, ou seja, sem precisar digitar todo o número do CNJ. Essa ferramenta usa uma lógica para dar o andamento correto no respectivo processo, sem a necessidade do servidor digitar quais seriam os andamentos. No final, todos os processos estão reabertos/“retornados” na vara com sucesso.

Outro exemplo, considerando agora o cumprimento, é o arquivamento em lote. O arquivamento de um processo, considerando as especificidades do definitivo e do provisório, não tinha uma variabilidade na vara em função do processo trabalhista, sendo os despachos e as certidões de arquivamento de igual teor. Nessa perspectiva, ao invés de arquivar individualmente os processos, tarefa que necessitava digitar o número do processo aproximadamente 5 vezes, além de mudar de telas no SIAP1 para fazer os procedimentos, o uso da ferramenta possibilitou digitar os números dos processos somente uma vez, de forma que tal tarefa foi, em grande parte, automatizado.

Em uso na 5ª VT de Betim, 2ª VT de Betim e 29ª VT de BH, a ferramenta apresenta economia de tempo em relação ao modo operatório antigo.

Assim, o interesse no uso da ferramenta é o ganho em velocidade na execução, de forma automatizada, de procedimentos em que haja apenas um caminho a ser seguido.

Nessa mesma linha, está sendo pensado outro recurso para automatizar outros procedimentos do trabalho do "setor" de cumprimento nas varas da primeira instância que poderá ser colocado como uma opção para as varas que desejarem utilizar a prática.

Para viabilizar a utilização do recurso será necessário:

a) o preenchimento da qualificação das partes (CPF/CNPJ, etc.), dados de email/endereço de peritos e leiloeiros.

b) cadastro dos dados de guias de depósito recursal que são utilizados em alvarás, autorizações ou ofícios. A idéia é deslocar essa atividade no tempo, uma vez que os dados apenas são digitados no momento da feitura daqueles documentos, e, caso fossem digitados quando da chegada da guia, evitaria o retrabalho de procurá-la e seria utilizado futuramente. Para as guias de depósito judicial, tal cadastro pode ser feito automático, já que estes dados estão disponibilizados digitalmente.

c) cadastro do número da folha à qual a guia acima foi autuada, juntamente com o cadastro da guia.

d) cadastro do resumo de cálculos homologados. Quando tais cálculos não forem feitos no SLJ, os servidores da vara deverão cadastrar esses dados. Neste momento há um ganho de, no mínimo, uma digitação, pois, da forma como é hoje, precisamos digitar este resumo no mandado de citação e na liberação de valores. Quando os cálculos forem realizados no SLJ, a disponibilização destes cálculos (resumo) para as varas pode ser realizada automaticamente.

e) atualização automática dos cálculos via software, sem a intervenção do servidor. Pressupondo que o cálculo é um conjunto de fórmulas exatas, sem fator aleatório, pode-se, através do cadastro do resumo de cálculos, aproveitar tais dados e atualizar automaticamente, via software, tais informações e disponibilizar em tempo real esses dados para as varas do trabalho, quando elas solicitarem. Esse recurso seria útil para a emissão automatizada de alvarás.

f) a padronização de palavras chave dentro do despacho para a determinação das tarefas a serem executadas pelo cumprimento, ou numa segunda opção, a abertura de uma janela para o despachante escolher quais as tarefas devem ser cumpridas.

Uma vez preenchidos esses requisitos, pode-se, assim que impresso o despacho, imprimir-se também os documentos que seriam confeccionados pelo setor de cumprimento. Por exemplo, suponhamos que devemos fazer um alvará de liberação de crédito. Atualmente, existem cerca de 4 tipos de expressões para representar a feitura de um alvará:

"libere-se alvará", "expeça-se alvará", "lavre-se alvará", "emita-se alvará".

Porém, se essa expressão fosse padronizada, tal como "libere-se alvará", poder-se-ia ter uma oração de maneira que um software a interpretasse, e automatizasse o cumprimento. Considere a seguinte sentença, como exemplo:
"libere-se alvará" para "recebedor" no valor "x" relativo à guia de folha "y".  Como definimos a expressão, temos que todos os dados entre aspas duplas são variáveis cujo valor está cadastrado dentro do banco de dados.

Dessa forma, podemos fazê-lo automaticamente lendo os registros no despacho, fazendo as devidas amortizações de valores. Nessa linha, pode-se automatizar algumas tarefas do cumprimento tais como expedição de ofícios, intimações, mandados, alvarás, autorizações, entre outros.