Visão Geral do Processo

Introdução

Dentre as iniciativas previstas pelo Poder Judiciário Brasileiro estão a educação corporativa e o desenvolvimento de competências necessárias ao aperfeiçoamento de servidores para o alcance dos objetivos estratégicos do setor. A Resolução CNJ n. 192 de 08 de maio de 2014 dispõe sobre a Política Nacional de Formação e Aperfeiçoamento dos Servidores do Poder Judiciário e estabelece que a formação e o aperfeiçoamento dos servidores terão caráter permanente, desde o ingresso no Poder Judiciário e ao longo da vida funcional. 

A Estratégia Nacional de Tecnologia da Informação e Comunicação (ENTIC-JUD), Resolução CNJ n. 370 de 28 de janeiro de 2021, é o normativo direcionador estratégico único de TIC do Poder Judiciário para o período de 2021 a 2026. De acordo com a ENTIC-JUD, o Plano Diretor de TIC (PDTIC) é o instrumento de planejamento que detalha os processos de TI e as respectivas ações de curto e médio prazos para alcance de metas estabelecidas. 

Neste contexto, o art. 6º da ENTIC-JUD estabelece que cada órgão deve elaborar e manter o seu Plano Diretor de TIC, elaborado para cada biênio e revisado anualmente, definindo ações de modo alinhado ao Planejamento Estratégico Institucional e Nacional do Poder Judiciário, além da própria ENTIC-JUD.  Com isso, o TRT3 elabora a cada biênio o Plano Diretor de TIC (PDTIC), sendo que um dos anexos obrigatórios deste documento é o Plano Anual de Capacitação de TIC (PACTIC), tema relacionado ao processo de trabalho de que trata o presente documento.

Nos itens a seguir, será apresentada uma visão geral do processo de trabalho “Gestão de Capacitação de TIC” do TRT3, com a descrição de todas as etapas que o compõem, bem como as particularidades das ações e atores envolvidos. Além disso, serão especificadas as ações que apresentam-se dentro e fora do escopo do processo, as políticas relacionadas à Gestão de Capacitação de TIC, assim como o indicador que avalia a efetividade do planejamento e execução do plano de capacitação de TIC. Foi feita também a transcrição em texto corrido do detalhamento do processo e dos subprocessos de trabalho previstos no mapa de processo Bizagi para garantir a acessibilidade.

Objetivo

Dentre os objetivos táticos de TIC que foram desdobrados do PDTIC 2023/2024, tem-se o seguinte: “Buscar o reconhecimento e desenvolver as competências dos colaboradores de TIC”. Desta forma, faz-se necessária a existência de um processo de trabalho específico para esta finalidade, que estabeleça fluxos das tarefas, prazos e demais condições para atendimento e alinhamento das atividades aos normativos relacionados, incluindo as condições e processos de trabalho estabelecidos pela Escola Judicial do TRT3, área que apresenta importante interface com os processos de trabalho de TIC no tema das capacitações.

Benefícios

A existência de um processo de trabalho específico para a Gestão de Capacitação de TIC garante que seja feito um planejamento estratégico antecipado das necessidades de capacitação, definição de diagnósticos de necessidades com foco nas lacunas de conhecimentos, buscando efetividade na aplicação dos recursos e priorizações para aperfeiçoamento de servidores. Isso permite também que haja uma ação coordenada entre todas as áreas envolvidas dentro da instituição, de forma que os objetivos estratégicos sejam alcançados e as capacitações previstas sejam realizadas de forma satisfatória.

Escopo

O presente processo de trabalho aplica-se às atividades de TIC voltadas para o levantamento de necessidades de capacitação, planejamento das capacitações, elaboração do plano anual de capacitação de TIC, formalização do plano com a Escola Judicial, avaliação de necessidades de mudanças no plano, bem como o monitoramento da execução do plano anual de capacitação de TIC.

Faz parte do escopo do processo de trabalho, no âmbito da Seção de Planejamento e Capacitação de TIC, a interlocução com a Secretaria da Escola Judicial (SEJ) e as áreas de TIC demandantes das capacitações, no que tange às orientações para elaboração de requerimentos e demandas à SEJ. 

Fora do Escopo

Não se considera escopo do presente processo de trabalho qualquer ação relacionada à contratação de capacitação de TIC, sendo que esta atividade será de responsabilidade de cada área demandante, quando houver necessidade de contratação de cursos. Com isso, os processos de requerimento de capacitações deverão ser conduzidos diretamente pelas áreas demandantes ou pela Escola Judicial, a depender do tipo de capacitação. Outro tema fora do escopo do presente processo de trabalho é a análise de viabilidade orçamentária e técnica para a realização de capacitações.  

Interfaces

O processo de Gestão de Capacitação de TIC faz interface com outros processos e atividades, a saber: gestão orçamentária de TIC, contratações de TIC, planejamento e execução da estratégia de TIC.

As áreas envolvidas no processo de Gestão de Capacitação de TIC são: Seção de Planejamento e Capacitação de TIC, Diretoria de TIC, unidades gestoras de TIC, Secretaria da Escola Judicial, STIC (Subcomitê de TIC).  

No que tange aos papéis das áreas participantes do processo, tem- se o seguinte: 

• Planejamento de TIC: área da Seção de Planejamento e Capacitação de TIC  responsável pela condução do processo de trabalho de capacitação de TIC, bem como de sua revisão anual. 

• Diretor da DTIC: gestor da área de TIC responsável por validar o plano anual de capacitação de TIC.  

 • Subcomitê de TIC (STIC): colegiado que agrega os responsáveis pela gestão de TIC (Diretor e Secretários de TIC) e a Divisão de Segurança da Informação do TRT3. Os membros do STIC serão informados da proposta do Plano de Capacitação de TIC e validarão coletivamente as capacitações a serem inseridas no plano institucional anual. 

• Área demandante de TIC (unidade gestora de TIC): área responsável pelo detalhamento da necessidade de capacitação de TIC, bem como pelo processo de requerimento junto à SEJ e condução da respectiva contratação de item do PACTIC, quando aplicável. 

 

Políticas Relacionadas

A seguir estão descritas as políticas e regras relacionadas às atividades do processo de trabalho de capacitação de TIC:

1) Elaboração do Plano Anual de Capacitação de TIC: a elaboração do PACTIC deverá respeitar os prazos e condições definidas pela ENTIC-JUD (Resolução CNJ nº 370 de 28 de janeiro de 2021), Plano Diretor de TIC do TRT3, Plano Estratégico Institucional do TRT3, bem como a PORTARIA EJ Nº 4, DE 1º DE SETEMBRO DE 2020 emitida pela Escola Judicial do TRT3. Além disso, o processo de elaboração do PACTIC deverá considerar normativos ligados à área de TIC que estabeleçam obrigatoriedade de capacitação em determinados temas para os servidores da área.

2) Solicitação de mudança no PACTIC: a solicitação de mudança para inclusão ou exclusão de itens do PACTIC deverá seguir o fluxo definido no processo de trabalho, em especial o prazo máximo estabelecido pela Escola Judicial para apresentação de propostas de alteração formal do PAC (31 de agosto do ano corrente). Com isso, como regra da EJ, após esta data, só poderão ser feitos à EJ os requerimentos de contratação de capacitações já previstas e formalizadas no PAC.

 

Etapas do processo e transcrição para acessibilidade

Os mapas do processo podem ser visualizados diretamente pelo Portal de Processos de Trabalho de TIC do TRT3, desenhados em artefato produzido pelo programa Bizagi Modeler, com uso da notação de modelagem de processos de negócio (BPMN). Em atendimento às recomendações de acessibilidade do TRT3 e demais órgãos, os itens abaixo contém o detalhamento completo das etapas do processo, para aqueles que não tiverem oportunidade de acessar visualmente o documento Bizagi. 

Detalhamento das etapas do fluxo do processo de trabalho:

VISÃO GERAL DO PROCESSO: GERENCIAMENTO DE CAPACITAÇÃO DE TIC 

A visão geral do processo de Capacitação de TIC conta com os seguintes subprocessos, os quais serão detalhados nos itens a seguir:

a) Planejar capacitações de TIC;

b) Monitorar o plano de capacitação de TIC;

c) Gerenciar mudanças no plano de capacitação de TIC. 

Vale ressaltar que, após a elaboração do PACTIC com o envolvimento de todas as áreas de TIC e a definição de todas as capacitações planejadas para serem realizadas pelos servidores de TIC no ano subsequente, é necessário que algumas destas capacitações sejam contratadas pelo regional. Registra-se que estas atividades de elaboração de requerimentos à Escola Judicial e de contratação de cursos estão fora do escopo do processo de trabalho de capacitação de TIC, sendo estas de responsabilidade de cada área demandante de TIC.

Detalhamento do subprocesso a) “PLANEJAR CAPACITAÇÕES DE TIC”: 

1. Solicitar Identificação das Necessidades de Capacitação conforme Padrão da SEJ

Anualmente, durante o mês de setembro, a área de Planejamento e Capacitação de TIC (Seção SPCTIC) dará início à elaboração do plano de capacitação de TIC (PACTIC) que será válido para o exercício seguinte, solicitando-se às áreas internas de TIC a identificação das necessidades de capacitação, com base nas competências priorizadas pelas áreas, nas informações básicas solicitadas pela Secretaria da Escola Judicial e, ainda, com base em outros itens que eventualmente sejam demandados pelo CSJT. Com isso, o levantamento de necessidades de capacitação é feito em conjunto com todas as áreas internas de TIC. 

2. Definir Necessidades de Capacitação

Cada unidade gestora de TIC deverá avaliar as necessidades de capacitação dos servidores de sua área com base em lacunas de competências prioritárias e repassa-las à Seção de Planejamento e Capacitação de TIC (SPCTIC), que irá preencher planilha em modelo próprio da SEJ, com as devidas justificativas de necessidades de capacitação, correlacionando-as com as competências da área.

3. Elaborar Minuta do Plano de Capacitação de TIC (PACTIC) para validações (DTIC e STIC)

A Seção SPCTIC fará a consolidação das informações das áreas e elaboração da minuta do Plano de Capacitação de TIC (PACTIC), que será apresentada à Diretoria de TIC para apreciação. Em seguida, a Seção SPCTIC submeterá a minuta do plano de capacitação de TIC ao STIC para validação, providenciando eventuais mudanças requeridas.

4. Formatar, validar com a SEJ e publicar o Plano de Capacitação de TIC

Após aprovação pelo STIC, o PACTIC proposto será enviado pela Seção SPCTIC à SEJ, em planilha própria, no prazo estabelecido pela Escola Judicial. A SEJ fará a sua manifestação quanto à viabilidade técnica de execução do plano de capacitação em mensagem à área de Planejamento de TIC. Estando tudo de acordo, a SPCTIC fará a publicação do PACTIC e atualizará o PDTIC vigente, para inclusão do novo plano de capacitação de TIC. 

Detalhamento do subprocesso b) “MONITORAR O PLANO DE CAPACITAÇÃO DE TIC”:

Durante a execução do PACTIC, será realizado o monitoramento periódico do indicador que mede a disponibilização aos servidores de TIC das capacitações planejadas no PACTIC do ano corrente. Ao longo do ano, a seção SPCTIC estará em contato com as áreas gestoras de TIC a fim de auxiliar na avaliação de eventuais dificuldades de elaboração de requerimentos à SEJ e/ou realização das capacitações previstas. A gestão periódica do PACTIC envolve a atividade de verificação da realização efetiva das capacitações planejadas. Para o plano de 2025, em virtude de sua extensão e grande quantidade de itens de capacitação planejados, foi necessário estabelecer algumas premissas junto ao STIC para definição de alguns pontos relacionados ao registro deste monitoramento e comunicação aos gestores sobre o andamento da realização dos cursos. A seguir, seguem alguns pontos definidos pelo colegiado: a) Quanto à comunicação com os gestores (Diretor / Secretários): os emails a respeito do PACTIC e seus respectivos itens serão enviados aos servidores, com cópia para o respectivo gestor (Diretor ou Secretário); b) Quanto ao tratamento das capacitações do PACTIC 2025 realizadas em plataforma distinta daquela definida inicialmente pelo plano, tem-se que a capacitação realizada é a informação mais importante, e não a plataforma na qual foi realizada. Assim, será mantida uma única linha no PACTIC 2025 para identificação da capacitação daqueles servidores que tiveram acesso a licenças de duas plataformas de capacitação, Alura e Udemy; c) Quanto à realização de capacitações que não foram planejadas no ano anterior, decidiu-se que estas não serão incluídas como novas iniciativas no PACTIC. Ao final do período de vigência do PACTIC, poderá ser feita uma revisão das capacitações realizadas para avaliar se houve demandas, ao longo do tempo, que justifiquem a inclusão de alguma capacitação no plano. Caso esta atividade seja viável, será validada pelo colegiado.

Detalhamento do subprocesso c) “GERENCIAR MUDANÇAS NO PLANO DE CAPACITAÇÃO DE TIC”: 

Sempre que houver necessidade de mudanças no PACTIC (inclusão ou exclusão de item de capacitação), a demanda deverá ser feita pelos gestores de áreas à Seção SPCTIC, para que as alterações sejam formalizadas conforme processo de trabalho.