Histórico

Protocolos para guarda de documentos existem desde que nos entendemos como parte de uma cultura letrada, na qual relações e contratos passaram a ser registrados. Os arquivos, institucionais ou pessoais, comprovam a necessidade humana de guarda e recuperação de informações. Hoje, no entanto, o tamanho, a finalidade, a funcionalidade e o formato desses arquivos se ampliaram e, por conseguinte, a forma de gerenciamento tornou-se mais complexa. 

Diariamente circulam incontáveis documentos em instituições e empresas. Esses registros, produzidos internamente ou recebidos, se avolumam exponencialmente. A gestão documental, de forma sistemática, oferece instrumentos de análise de documentos, que abrangem as etapas de produção, tramitação, uso e eliminação ou guarda permanente. Além disso, estabelece ferramentas de consulta e partilha de informações internamente ou entre organizações.

Inspirada na previsão do art. 216, §2º, da Constituição da República, que dispõe que "cabem à administração pública, na forma da lei, a gestão da documentação governamental e as providências para franquear sua consulta a quantos dela necessitem", a disciplina da gestão documental foi incoporada pelas instituições públicas, principalmente após a vigência da Lei n. 8.159, de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados. Entretanto, o tema relacionado especificamente à eliminação de autos findos nos órgãos da Justiça do Trabalho foi matéria de regulamentação anos antes, por meio da Lei n. 7.627, de 1987. 

No TRT-MG, o Programa de Gestão Documental foi institucionalizado pela Portaria da Presidência n. 118, de 2000, que designou a Comissão Técnica para a Gestão de Documentos Arquivísticos. 

Posteriormente, com a edição do Provimento TST/CGJT n. 10, de 2002, os procedimentos de gestão documental na Justiça do Trabalho foram uniformizados, o que levou este Tribunal a reestruturar seu Programa. Dessa demanda sobreveio o Ato Regulamentar GP n. 4, de 2003, que instituiu a Comissão Permanente de Avaliação de Documentos - CPAD, ora denominada CPADoc - e aprovou o Plano de Classificação e a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos à Atividade-Meio do TRT-MG. 

A aprovação do Plano de Classificação e da Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos à Atividade-Meio forneceu à Comissão instrumentos para a normalização das tarefas arquivísticas, que foram concentradas em duas frentes, sob coordenação da então Diretoria da Secretaria do Arquivo-Geral (DSAG): 

• inicialmente, os setores administrativos foram orientados a aplicar a Tabela quando da remessa dos documentos ao Arquivo, procedendo ao descarte da documentação não arquivística. Ou seja, ocorria transferência para a SAGER apenas da documentação com prazo de guarda predeterminado; e

• depois, no Arquivo Geral, foi possível proceder à avaliação de todo o acervo administrativo acumulado entre 1941 e 1980, o que resultou no descarte da documentação desprovida de valor administrativo ou histórico e no recolhimento daquela de valor histórico, sob sua guarda permanente, com a respectiva catalogação no Sistema Eletrônico de Arquivamento de Documentos (SEAD), na forma do Plano de Classificação aprovado.

Para o gerenciamento adequado da documentação de caráter permanente da Instituição, foi criado o Núcleo de Arquivo Permanente na estrutura da DSAG. Além de recolher, higienizar, catalogar e guardar os documentos tombados na forma da Tabela, as atividades do Núcleo incluíam cuidar da documentação anteriormente tombada por decisões administrativas, tais como antigos livros de protocolo e de tramitação de ações, atas de audiências, decisões proferidas em primeira instância e acórdãos do Tribunal. O Núcleo respondia, ainda, pelo atendimento aos usuários, funcionando, portanto, como arquivo público. Todo trabalho desenvolvido tinha como objetivo a constituição de um Arquivo Histórico da Justiça do Trabalho de Minas Gerais, cujas bases já se encontravam consolidadas.  

Em 2005, a CPADoc elaborou e aprovou os instrumentos para gestão da área-fim, aprovados pelo Tribunal Pleno por meio da Resolução Administrativa STPOE n. 121, de 2007. A proposição original, além da exposição de motivos, continha minuta de política de gestão de autos findos de processos judiciais e de documentação da administração judiciária, publicada na forma da mencionada Resolução, com os seguintes anexos:  

• Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos da Área Judiciária;
• Plano de Classificação e Tabela de Temporalidade e Destinação de Autos Findos de Processos Judiciais;
• Termo de Eliminação de Documentos;
• alterações no Plano de Classificação e na Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos Relativos à Atividade-Meio; e
• Termo de Eliminação de Autos Findos de Processos Judiciais.

 A RA STPOE n. 121, de 2007, atualizou, portanto, os procedimentos para eliminação de autos de processos findos, no âmbito das varas do trabalho da Justiça do Trabalho da 3ª Região. Consolidadas as normas de gestão, foi retomado o trabalho de análise e avaliação da documentação administrativa e judiciária arquivada a partir de 1982. Desta seleção, foram eliminados, em novembro de 2008, os documentos administrativos desprovidos de valor primário e secundário (Edital de Eliminação de documentos n. 1/2008).

A partir de então, o Programa de Gestão Documental do TRT3 evoluiu na medida em que normativos e atos do Conselho Nacional de Justiça (CNJ) e do Conselho Superior da Justiça do Trabalho (CSJT) aprimoraram a disciplina. A evolução normativa da matéria e da estrutura administrativa correspondente podem ser consultadas no tópico Normativos na página do Programa.

Assim, em dezembro de 2008, mediante assinatura de Termo de Cooperação entre o Conselho Nacional de Arquivos (Conarq) e o CNJ, o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname) teve suas bases lançadas, reforçando a importância da implementação de uma política de gestão documental que atendesse às peculiaridades do Poder Judiciário Brasileiro. 

Atualmente, o Programa de Gestão Documental do TRT3 segue a regência da Resolução n. 324, de 30 de junho de 2020, do CNJ, que instituiu diretrizes e normas de Gestão de Memória e de Gestão Documental e dispôs sobre o Programa Nacional de Gestão Documental e Memória do Poder Judiciário (Proname), e orienta-se pelo Manual de Gestão Documental do Poder Judiciário. Para tanto, o TRT3 adequou seu normativo interno às diretrizes nacionais, disciplinando a matéria por meio da Resolução GP n. 196, de 24 de maio de 2021.

Outra recente inovação que impactou a matéria foi a adoção da Política de Governança dos Colegiados Temáticos, por meio da Resolução GP n. 148, de 8 de abril de 2021. Em decorrência, foi instituído o Comitê de Documentação e Memória (CDOM), que reuniu as matérias relacionadas à gestão documental e à gestão da memória em apenas uma área temática, abarcando, dentre outras competências e atribuições, aquelas afetas à Comissão Permanente de Avaliação de Documentos (CPADoc). Nessa mesma linha, para o desempenho das atribuições técnicas e práticas da disciplina, a Resolução GP n. 367, de 10 de dezembro de 2024, instituiu o Subcoimitê de Avaliação de Documentos (ScPAD).